Begin de dag samen!
Virtueel werken en thuiswerken is helemaal normaal geworden en brengt veel voordelen mee. Maar deze nieuwe manier van werken heeft ook veel impact op een teamdynamiek. Een effectieve dagstart of weekstart kan dan het gevoel van verbinding versterken, de communicatie stroomlijnen of de teamleden motiveren om samen nieuwe dingen op te pakken. Daarnaast helpen dag- of weekstarts om de fysieke afstand te verkleinen, zodat je elkaar (online) niet kwijtraakt. Begin daarom de dag (of week) samen!
Maar wat is nodig voor een effectieve start van de dag of week? Hoe kan je een dagstart dynamisch en vernieuwend houden? En hoe kan je ook virtueel de dag effectief met elkaar starten? We delen graag onze eigen ervaringen en tips voor interessante weekstarts die van andere teams hebben gekregen
Waardevolle week- of dagstarts
Uit onderzoek blijkt dat voor effectieve dag- of weekstarts een hoog niveau van onderling vertrouwen, duidelijke communicatie, sterk leiderschap en een hoog niveau van technologie belangrijk zijn. Een effectieve en waardevolle dag- of weekstart begint dus voor een groot deel bij de sterke basis die jullie als team al hebben opgebouwd. Is jullie basis al sterk genoeg? Of moeten jullie hier eerst in investeren? Doe onze gratis teamtest eens om dit uit te vinden en vraag ook de andere leden van het team om dit te doen. Het kost maar 5 minuten en geeft een goede eerste indicatie.
Vind het juiste moment
Het moment en de frequentie van een dag- of weekstart moet natuurlijk passen bij jullie team. Het doel is meer onderlinge verbinding en een betere dynamiek. Dit hoeft natuurlijk niet altijd een start van een dag of week te zijn. Veel teams kiezen echter wel voor een weekstart op maandag. Iedereen begint fris aan de week en er is vast wat te bespreken over de week ervoor of het weekend (ook belangrijk!) Dus een mooi moment om elkaar dan direct online op te zoeken. Wellicht zijn er op andere dagen ook natuurlijke momenten om de dag te starten met een goede check in. Bijvoorbeeld voorafgaand een vaste meeting of juist kort telefonisch als alle teamleden s’ochtends onderweg zijn. Maar denk ook eens aan een check out aan het einde van de dag of week om even vanuit persoonlijk perspectief terug te blikken. Combineer dit eventueel eens met een meer een retrospectieve werkvorm om te identificeren wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden.
Zorg voor duidelijkheid en structuur
Een weekstart is niet hetzelfde als een praatje bij de koffieautomaat. Er is ruimte voor emoties of persoonlijke uitdagingen, maar de communicatie moet wel effectief blijven. Zo voelt iedereen ruimte om bij te dragen en worden onderwerpen ook niet langdradig besproken door een kleine groep. Spreek bij onderwerpen die wat meer tijd nodig hebben af om na afloop in een klein groepje of 1-op-1 nog even door te praten of plan er een aparte meeting voor later die week. Onze ervaring is dat weekstarts maximaal 30 minuten duren, dagstarts bij voorkeur nog korter.
Vooral bij digitale of hybride weekstarts is structuur en een heldere gespreksleider essentieel om te voorkomen dat een deel van de groep afhaakt. De leidinggevende of een andere deelnemer zorgt daarom voor een vaste agenda en tijdschema, zodat iedereen weet wat ze kunnen verwachten. De facilitator moedigt het team aan om actief deel te nemen en stelt actief open vragen om de betrokkenheid te vergroten. Om ook voor wat afwisseling en nieuwe ideeën te zorgen kan de gespreksleider uiteraard na een paar weken wisselen. Ook het veranderen van fysieke locatie of gebruik van nieuwe visuele hulpmiddelen (whiteboard, digiboards of andere digitale omgevingen) kan de dag- of weekstart interessant en dynamisch houden.
CHECK IN VOOR MEER PERSOONLIJK CONTACT
Een check in (of check out) is een belangrijk, en meestal een vast, onderdeel van een weekstart. Een check in helpt om meer persoonlijk met elkaar in contact te komen. En dan niet alleen over werk, maar ook over jullie persoonlijk. Heeft iemand het privé even lastig of kijkt iemand enorm uit naar zijn of haar huwelijk volgende week? Door ook dit soort zaken ook te delen ontstaat meer verbinding onderling en begrip voor elkaar.
De Team Company werkt veel met de Deep Democracy methoden. De Check in is altijd onderdeel van onze teamdagen en geeft de teamleden altijd zoveel informatie over elkaar en de thema’s die in de groep leven.
Met de onderstaande tips voor een goede team check-in zorg je voor leukere dag- en weekstarts en meer verbinding binnen je team.
Zorg dat het doel van de check in helder is (en blijft). Bijvoorbeeld om als team te landen en te verbinden.
Geef heldere instructies over de vorm en de spelregels (bijvoorbeeld iedereen houdt het bondig of wat jullie doen met actiepunten of verdiepende vragen).
Stel maximaal 2 “ronde vragen”. “Ronde vragen” sluiten aan bij zowel emoties als verstand. Bijv. Hoe voel je je bij de recente ontwikkelingen? Wat heb je vandaag nodig om goed thuis te kunnen werken?
Start zelf met de checkin zodat je het goede voorbeeld kan geven. Wees daarin tijdsbewust en maak het zo eerlijk en persoonlijk mogelijk.
Tot 5 deelnemers kan iedereen ‘popcorn style’ reageren om de snelheid erin te houden en zodat er geen stiltes vallen. Bij een groter aantal deelnemers in de call, kan je beter steeds iemand uitnodigen om zijn of haar antwoorden te delen.
Vat aan het einde van de check in kort samen wat er gezegd is en vraag of mensen nog aanvullingen hierop hebben.
Heb je een groot team? Deel het dan op in subteams (5-7 mensen) die met elkaar kunnen starten, zodat je elkaar online niet kwijtraakt. Deel wel vanuit elk subteam de samenvatting, zodat je allemaal blijft aangehaakt bij wat er speelt. Bijvoorbeeld via een app-groep.
Hoe blijft de Check in fris en relevant?
Als je elke dag een check in wilt doen, is het belangrijk om de vragen fris te houden. We hebben er een paar voor je op een rijtje gezet die wij vaak gebruiken.
Welke zorgen heb je en hoe kan het team je hierbij helpen?
Wat moet het team weten van waar je mee bezig bent?
Welke vraag houd je op dit moment bezig?
Waarvoor ben je trots op jezelf over de afgelopen periode?
Wat was het eerste waar je aan dacht toen je vanochtend opstond?
Waar verheug je je op vandaag?
Waar werd je gisteren blij van?
Waar zag je afgelopen week tegenop en heb je toch gedaan?
Wat wil je vandaag (of deze week) in ieder geval bereikt hebben?
Wat zou je ons als team deze week gunnen?
Aan welke tip heb je deze week wat gehad?
Welk inzicht heeft je de afgelopen periode geholpen?
Wat zou vandaag geweldig maken?
Van welke gedachte ga je afscheid nemen vandaag
Wat wil je vandaag (of deze week) leren?
Spelen er zaken waardoor je niet helemaal mentaal aanwezig kan zijn?
Als je niet hier zou zijn, waar zou je dan nu zijn?
Wat is het grappigste / vreemdste / vervelendste dat je vorige week hebt meegemaakt?
(bekijk hier een aantal check in vragen in het Engels)
Meer TEAMtips?
Lees ook onze andere blogs met tips voor betere samenwerking en eenvoudige teamoefeningen die aansluiten bij onze visie. Heb je hulp nodig om de verbinding en samenwerking in je team te verbeteren? Neem dan gerust contact met ons op om te sparren over jouw team!