Spanningen in het team

Spanningen in het team: wat kan ik daaraan doen?

Voorkom dat onderhuidse spanning een echt conflict wordt.

Je loopt de vergaderruimte binnen en eigenlijk weet je het meteen al.

Er hangt iets.

Niet dat mensen ruzie maken. Integendeel. Iedereen zegt vriendelijk goedemorgen, er wordt een grapje gemaakt en de agenda wordt afgewerkt zoals altijd. Toch voelt het anders. Twee collega's kijken elkaar nauwelijks aan. Iemand haalt een paar keer hoorbaar adem, maar zegt uiteindelijk toch niets. En na afloop van de vergadering begint het echte gesprek pas. In de gang. Bij de koffieautomaat. Of met de deur dicht.

Spanningen in een team beginnen zelden met een groot conflict. Ze sluipen er langzaam in. En juist daarom is het zo lastig om er iets aan te doen. Veel teams hopen dat het vanzelf overgaat. Of proberen het op te lossen met nieuwe afspraken, een teamuitje of een feedbacktraining. Alleen zit de oorzaak meestal dieper. Gelukkig hoeft spanning niet uit te groeien tot een conflict. Als je begrijpt wat er onder de oppervlakte speelt, kun je samen weer beweging krijgen.

Hoe herken je spanningen in een team?

Het bijzondere aan spanning is dat bijna iedereen haar voelt, terwijl bijna niemand haar benoemt.

Je merkt het vaak aan kleine dingen:

• Een collega die steeds stiller wordt.

• Twee mensen die elkaar alleen nog mailen, terwijl ze naast elkaar zitten.

• Een vergadering waarin iedereen het opvallend snel met elkaar eens lijkt te zijn.

• Of juist aan de collega die overal bovenop zit en overal iets van vindt.

• Misschien herken je ook wel dat mensen na een overleg ineens heel spraakzaam worden. Alsof het echte overleg pas begint wanneer de vergadering voorbij is.

Dat zijn vaak signalen dat er iets speelt wat nog niet besproken wordt.

Waarom ontstaan spanningen eigenlijk?

Spanningen ontstaan zelden door één grote gebeurtenis. Veel vaker is het een optelsom van kleine momenten.

• Een opmerking die verkeerd valt.

• Een gevoel van buitensluiten.

• Een collega die steeds interrumpeert.

• Een leidinggevende die zegt dat alles bespreekbaar is, maar zichtbaar schrikt zodra iemand een kritische vraag stelt.

Het zijn precies die momenten waarop mensen langzaam voorzichtiger worden. Ze gaan nadenken voordat ze iets zeggen. Ze vullen steeds vaker voor elkaar in wat de ander bedoelt en ongemerkt ontstaat er afstand.

Tijdens een teamdag vertelde een deelnemer ooit over veenbranden. Die kunnen maandenlang onder de grond blijven smeulen, terwijl je aan de oppervlakte bijna niets ziet. Pas als je de grond openmaakt, kun je de brand echt blussen.

Een prachtige metafoor voor hoe spanningen in teams ook werken.

Waarom verdwijnen spanningen meestal niet vanzelf?

Omdat mensen de beste bedoelingen hebben. Dat klinkt misschien gek, maar de meeste teamleden willen helemaal geen gedoe.
Dus houden ze zich in en willen ze de sfeer goed houden. Ze willen collega's niet kwetsen en denken: Laat maar, morgen ziet het er vast weer anders uit.

Alleen gebeurt morgen vaak precies hetzelfde.

Ik moest laatst denken aan een vakantie in een kleine bed & breakfast. Aan de ontbijttafel voelde iedereen dat er iets speelde tussen een paar gasten. De sfeer was ongemakkelijk. Iedereen probeerde het netjes te houden. Niemand benoemde wat er aan de hand was. Pas veel later hoorde ik dat vrijwel iedereen hetzelfde had gevoeld.

Dat zien we ook in teams. Iedereen voelt de spanning. Iedereen denkt dat hij of zij de enige is die het merkt en daardoor zegt uiteindelijk niemand iets.

Blijf niet te lang afwachten

Hoe eerder je onderhuidse spanning bespreekbaar maakt, hoe kleiner de kans dat het uitgroeit tot een conflict.

Hoe ziet onze werkwijze eruit?

De teamcoaches van de Team Company zijn onafhankelijk en kijken met een frisse, scherpe blik naar wat er écht speelt in teams. We begeleiden op een nuchtere, directe en vaak ook humorvolle manier. Daarbij bewegen we flexibel mee met wat er ontstaat, zonder het afgesproken doel of resultaat uit het oog te verliezen. Zo blijft de verantwoordelijkheid waar die hoort: bij jullie als team. En dat maakt dat de stappen die je zet, passen bij jullie eigen energie en manier van werken.

De Team Company bestaat sinds 2016 en richt zich sindsdien volledig op teamontwikkeling — in alle vormen. Van meer begrip en vertrouwen opbouwen tot het verbeteren van samenwerking en communicatie. We zorgen voor een open, toegankelijke sfeer waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich durft uit te spreken.

Zo ontstaan eerlijke gesprekken waarin alles op tafel mag komen, echt geluisterd wordt en meer begrip groeit. Elke teamsessie maken we concreet: we sluiten altijd af met heldere inzichten, afspraken en acties waar jullie de volgende dag al mee verder kunnen.

Samen vergroten we de impact van jullie team met eerlijke teamgesprekken en praktische afspraken die werken.

Fase 1: Individuele gesprekken

We starten het traject met individuele gesprekken. In deze gesprekken maken teamleden kennis met de teamcoach(es) en verkennen we ieders perspectief op de situatie: wat ziet iemand, wat ervaart iemand en wat vindt iemand belangrijk en relevant?

Deze gesprekken zijn vertrouwelijk en bedoeld om ruimte te geven aan ieders verhaal. Wij delen geen persoonlijke voorbeelden en zorgen ervoor dat niets herleidbaar is naar personen. Het is ieders eigen verantwoordelijkheid om wat hij of zij inbrengt later ook zelf met het team te delen. Tegelijkertijd merken we vaak dat wat in de intake al is benoemd, in de teamsessie makkelijker bespreekbaar wordt, omdat er dan ondersteuning van de teamcoach is.

De individuele perspectieven leggen we niet los naast elkaar, maar in relatie tot elkaar. Door de verschillende invalshoeken samen te brengen ontstaat een rijker en completer beeld van wat er in het team speelt.

Op basis van de rode draad uit deze intakegesprekken, aangevuld met de gesprekken met het management, bepalen we de definitieve inhoud en focus van de teamdagen.

Fase 2: Teamsessie I ‘De Rode draad’ en vervolgsessies

Tijdens deze teamsessie van minimaal 3 uur is het doel om de rode draad uit de gesprekken te bespreken en te verdiepen. Het programma ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

• Welkom & Check-in: Met welk gevoel of gedachte zit je hier en wat zou deze teamsessie voor jou persoonlijk moeten opleveren?

• Rode draad: We bespreken met elkaar de rode draad uit de individuele gesprekken en vullen deze met elkaar aan.

  • Wat herkennen jullie? Welke rode draden minder?

  • Welke thema’s zijn het meest belangrijk voor het team om als eerste te onderzoeken?

  • Wat zijn jouw ervaringen en waar heb je vragen over?

• Teamthema’s onderzoeken: We onderzoeken met elkaar de teamthema’s die uit de individuele gesprekken zijn gekomen. Dit gaat onder andere over de interactie onderling en met de leidinggevenden, de communicatie binnen het team en de manier waarop jullie met elkaar samenwerken.

• Behoeften en actieplan: We zetten de inzichten om in concrete afspraken.

Fase 3: Tussentijdse evaluaties, vervolg en borging

Bij elk teamtraject hebben we continue contact met jullie om steeds weer de actuele situatie te horen en het teamtraject aan te passen naar de realiteit. Soms gaat de teamontwikkeling langzamer of sneller dan verwacht en is het belangrijk om de energie van de ontwikkeling goed te volgen. Een teamtraject is altijd maatwerk.

We bepalen met elkaar en het team hoe de vervolgteamsessies eruit zien. Dat kan gaan om meer bewustwording op een bepaald thema of juist om meer handvatten te krijgen hoe je beter met elkaar communiceert en uit het conflict blijft.

De ervaring leert dat er 2-3 teamsessies nodig zijn om de juiste beweging en verbetering te krijgen.

Wat werkt meestal niet bij spanningen in het team?

Als er spanning ontstaat, willen managers graag iets dóén. Logisch. Er worden nieuwe afspraken gemaakt. Er komt een feedbacktraining of de overlegstructuur wordt aangepast. Meestal is dat op korte termijn wel waardevol, maar als niemand durft te benoemen wat er werkelijk speelt, verandert er vaak weinig.

De spanning zit namelijk in de interactie en niet in de afspraken of regels. Je kunt prima afspreken dat iedereen elkaar feedback geeft, maar als iemand bang is dat een collega boos wordt of de relatie verslechtert, gebeurt het alsnog niet.

Daarom begint verandering zelden met betere afspraken. Het begint met een open gesprek.

Wat kun je wel doen als er spanning in het team zit?

Probeer niet direct de oplossing te vinden. Wees eerst nieuwsgierig.

• Wat gebeurt er eigenlijk tussen mensen?

• Welke aannames zijn er ontstaan?

• Welke gesprekken worden vermeden?

• En misschien nog wel belangrijker: wat probeert iedereen eigenlijk te beschermen?

Vaak blijkt dat collega's elkaar helemaal niet dwars willen zitten. Ze willen juist de relatie goed houden. Alleen kiezen ze daardoor voor zwijgen, terwijl eerlijkheid juist zou helpen.

Wanneer mensen elkaars bedoeling weer gaan begrijpen, verandert de sfeer vaak verrassend snel. Niet omdat ineens alle problemen weg zijn, maar omdat er weer ruimte ontstaat om samen naar oplossingen te zoeken.

Wanneer helpt een teamcoach?

Soms lukt het prima zelf om de spanning eruit te krijgen en soms ook niet. Vaak omdat iedereen inmiddels onderdeel is geworden van hetzelfde patroon.

Een frisse blik van buiten helpt dan. Wij zien makkelijker wat er gebeurt terwijl jullie het zelf bijna niet meer opmerken. Tijdens onze teamdagen maken we die patronen zichtbaar. We helpen teams om moeilijke gesprekken op een veilige manier te voeren en zorgen ervoor dat iedereen gehoord wordt. Niet zodat er eindelijk eens gezegd kan worden wie er gelijk heeft, maar zodat er weer begrip ontstaat voor elkaars perspectief. Vanuit dat begrip worden oplossingen ineens een stuk makkelijker.

Soms is één gesprek al genoeg om scherp te krijgen waar de spanning vandaan komt en welke eerste stap passend is.

Veelgestelde vragen

Is spanning in een team normaal?

Ja. Overal waar mensen samenwerken ontstaan verschillen in verwachtingen, belangen en persoonlijkheden. Spanning wordt pas een probleem als het onbesproken blijft.

Wat is het verschil tussen spanning en een conflict?

Bij spanning voelen mensen dat er iets speelt, maar wordt het meestal nog niet uitgesproken. Een conflict ontstaat vaak wanneer die opgebouwde spanning uiteindelijk zichtbaar wordt.

Kan een team spanning zelf oplossen?

Zeker. Veel teams kunnen zelf weer in gesprek komen als iemand het initiatief neemt om nieuwsgierig te onderzoeken wat er speelt. Lukt dat niet meer, dan kan één van onze teamcoaches helpen.

Helpt een teamuitje tegen spanningen?

Een teamuitje kan zorgen voor verbinding, maar neemt de oorzaak meestal niet weg. Als onderliggende irritaties blijven bestaan, komen ze vaak weer terug zodra iedereen weer aan het werk is.

Wanneer schakel je hulp in?

Als gesprekken steeds vastlopen, irritaties terugkomen of je merkt dat mensen elkaar vermijden. Hoe eerder je erbij bent, hoe makkelijker patronen meestal te doorbreken zijn.