Ontspannen teams bij werkdruk

Het kan druk zijn, zonder dat je voortdurend druk hoeft te ervaren.

De agenda zit vol. Er komen steeds nieuwe vragen tussendoor. Een collega wil nog iets van je en tijdens het overleg denk je ondertussen aan de vijf dingen die daarna moeten gebeuren. Werkdruk is voor veel teams een terugkerend onderwerp.

Soms ligt er simpelweg te veel werk. Soms kost onduidelijkheid onnodig veel tijd en energie. En soms ontstaat een deel van de druk in ons eigen hoofd. Met Ontspannen in je Denken kijken we naar die verschillende kanten van werkdruk. Zo ontdekt je team waar daadwerkelijk iets moet veranderen én hoe mensen meer rust en helderheid kunnen ervaren als het druk is.

Waar komt de werkdruk in je team vandaan?

Wanneer een team aangeeft veel werkdruk te ervaren, is de eerste reactie vaak: er moet iets van het bord. En soms klopt dat precies.

Als er structureel te weinig mensen zijn, systemen niet goed werken of de hoeveelheid werk simpelweg te groot is, vraagt dat om concrete veranderingen. Een teamtraining gaat dat probleem niet oplossen. Toch kan er meer spelen.

Onduidelijkheid kan bijvoorbeeld verrassend veel werkdruk veroorzaken.

• Wat heeft nu echt prioriteit?

• Wie neemt het besluit?

• Wie is waarvoor verantwoordelijk?

• Wanneer is iets goed genoeg?

• Wat verwachten het management of andere afdelingen eigenlijk?

Als antwoorden ontbreken, gaan mensen zelf de gaten invullen. Er ontstaat extra overleg, mensen controleren elkaars werk of doen dingen dubbel. Soms blijft een taak juist liggen omdat iedereen dacht dat iemand anders hem zou oppakken. Ook irritaties en aannames over collega's kunnen ondertussen behoorlijk wat energie vragen.

Daarom onderzoeken we werkdruk graag breder dan alleen de hoeveelheid werk.

Is er te veel werk of ervaar je veel druk?

Dat onderscheid vinden we belangrijk.

Er bestaat feitelijke werkdruk. Er is bijvoorbeeld te veel werk voor het aantal beschikbare mensen, een procedure kost onnodig veel tijd of de planning is structureel onhaalbaar. Daar moet je als organisatie iets aan doen.

Daarnaast bestaat er ervaren werkdruk. Twee collega's kunnen in dezelfde situatie zitten en die heel verschillend beleven. De één denkt bij een volle agenda: Oké, wat moet vandaag echt? De ander ziet dezelfde agenda en denkt: Dit krijg ik nooit af.

Het zou niet eerlijk zijn om feitelijke werkdruk af te doen als iets wat mensen anders moeten leren ervaren. Daarmee geef je medewerkers al snel het gevoel dat zij het probleem zijn. Andersom missen we iets wanneer we alleen kijken naar taken, uren en capaciteit. Ons denken heeft namelijk veel invloed op hoe zwaar een werkdag voelt.

En precies daar begint ons Denklicht programma ‘Ontspannen in je Denken’.

Benieuwd waar de werkdruk in jullie team vandaan komt?

We denken graag met je mee over wat er in jullie team speelt en welke aanpak daarbij past.

Je hoofd kan ontzettend druk zijn zonder iets af te krijgen

Stel dat je vrijdag een belangrijke presentatie geeft. Op dinsdagavond zit je thuis op de bank en ineens denk je eraan.

Ik ben nog lang niet ver genoeg.
Daarna volgt: Morgen heb ik ook al die overleggen.
En even later: Straks vindt mijn manager dat ik me slecht heb voorbereid.
Tien minuten later zit je nog steeds op de bank. De presentatie is geen steek verder, maar in je hoofd heb je er behoorlijk hard aan gewerkt.

Ons vermogen om te denken is fantastisch. We kunnen vooruitkijken, problemen oplossen, plannen maken en nieuwe ideeën bedenken. Datzelfde vermogen zorgt er ook voor dat we gesprekken opnieuw voeren, situaties voorspellen en problemen proberen op te lossen die op dat moment helemaal niet spelen.

Op een drukke werkdag kan dat een flinke hoeveelheid extra druk opleveren.

Wat gebeurt er als je denken troebel wordt?

Je kent waarschijnlijk het verschil tussen een moment waarop je helder bent en een moment waarop je hoofd vol zit.

Vanuit helderheid zie je vaak vrij snel wat er nodig is. Je maakt een keuze, stelt een prioriteit, vraagt een collega om hulp of besluit dat iets prima tot morgen kan wachten.

Wanneer je denken troebel wordt, is dat lastiger. Gedachten stapelen zich op en voelen steeds belangrijker. Je kunt gaan piekeren, sneller conclusies trekken en gebeurtenissen persoonlijker maken.

Een mailtje met ‘Kunnen we hier morgen even naar kijken?’ kan in een vol hoofd zomaar veranderen in een heel verhaal over wat je verkeerd hebt gedaan.

In het Ontspannen in je denken programma van Denklicht noemen we dit troebel denken. Het interessante is dat je je hoofd niet stil hoeft te krijgen. Gedachten komen en gaan vanzelf. Je kunt wel leren herkennen wanneer je erin verstrikt raakt en ervaren wat er gebeurt wanneer je terugkerende gedachten minder aandacht geeft. Dan kan er vanzelf weer meer helderheid ontstaan.

Ontspannen in je denken betekent niet dat je altijd ontspannen bent

Het doel is geen hoofd zonder stressgedachten. Dat zou een nogal vermoeiend project worden. Je hoeft gedachten ook niet te vervangen door positievere gedachten. Met Ontspannen in je Denken ontdek je vooral hoe jouw ervaring op een bepaald moment tot stand komt.

Want dezelfde situatie kan vandaag zwaar voelen en morgen ineens een stuk eenvoudiger. Het werk is misschien hetzelfde, terwijl jouw ervaring ervan veranderd is.

Wanneer je beter gaat herkennen wat er in je denken gebeurt, hoef je minder mee te gaan in iedere gedachte die langskomt. Er kan meer ruimte ontstaan om opnieuw te kijken: wat is er daadwerkelijk aan de hand? Wat vraagt nu aandacht? En wat ben ik vooral allemaal aan het bedenken?

Dat kan rust geven, juist op momenten waarop het werk nog steeds druk is.

Wat heeft ontspannen denken met samenwerken te maken?

Stel dat een collega gestrest een vergadering binnenkomt en direct kritisch reageert op jouw voorstel. Voor je het weet denk je: Hij luistert ook nooit of Daar gaan we weer.

Je collega zit misschien vast in troebel denken en vijf minuten later zit jij er gezellig naast.

Als teamleden beter herkennen hoe hun denken werkt, ontstaat er een gezamenlijke taal voor dit soort momenten. Je hoeft niet iedere reactie onmiddellijk persoonlijk te maken. Je kunt eerder herkennen wanneer je zelf conclusies trekt en soms besluiten dat dit niet het handigste moment is om een ingewikkeld gesprek te voeren.

Dat betekent niet dat je moeilijke onderwerpen laat liggen. Onduidelijke verantwoordelijkheden worden niet vanzelf duidelijk. Irritaties die steeds terugkomen verdienen een gesprek. En een scheve taakverdeling vraagt om actie.

Juist vanuit meer helderheid wordt het makkelijker om te zien wat er werkelijk besproken of veranderd moet worden.

Wat ontdekt je team tijdens de teamdag ‘Ontspannen in je Denken’?

We werken ervaringsgericht. Verwacht dus geen lange presentatie met tips om voortaan minder gestrest te zijn.

Met herkenbare situaties, gesprekken, gedachtenexperimenten en ervaringsoefeningen onderzoeken teamleden zelf hoe hun denken werkt. Waarom kan dezelfde deadline voor twee mensen zo anders voelen? Hoe merk je dat je denken troebel wordt? Wat gebeurt er wanneer je een terugkerende gedachte steeds opnieuw aandacht geeft?

Teamleden ontdekken hoe gedachten invloed hebben op hun ervaring van werkdruk en situaties. Ze leren troebel denken eerder herkennen en ervaren wat er gebeurt wanneer ze hun gedachten wat minder serieus hoeven te nemen.

Vervolgens maken we de vertaalslag naar het dagelijkse werk. Naar keuzes maken als het druk is, communiceren met collega's, omgaan met lastige situaties en samenwerken wanneer niet iedereen even lekker in zijn vel zit.

We kijken dus op twee manieren naar werkdruk

Met Ontspannen in je Denken willen we werkdruk niet wegdenken.

Als processen omslachtig zijn, verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of er structureel te veel werk ligt, moet je daar iets aan veranderen. Soms helpt het al enorm om als team opnieuw duidelijke prioriteiten en werkafspraken te maken. In andere situaties zijn grotere organisatorische keuzes nodig.

Tegelijkertijd kun je onderzoeken hoeveel extra druk gedurende een werkdag ontstaat door het denken over alles wat er gebeurt.

Dat maakt onze kijk op werkdruk tweeledig: wat kunnen we veranderen aan het werk en wat kunnen we ontdekken over onze ervaring van dat werk?

Die combinatie vinden we belangrijk. Want je hoeft niet te wachten op een lege agenda om meer ontspanning te ervaren. En je hoeft een volle agenda ook niet te accepteren wanneer er structureel iets niet klopt.

Wat kan Ontspannen in je Denken je team opleveren?

Mensen gaan eerder herkennen wanneer hun hoofd met ze aan de haal gaat. Daardoor ontstaat er ruimte om vanuit meer helderheid naar een situatie te kijken.

Dat werkt door in hoe mensen keuzes maken, reageren op onverwachte gebeurtenissen en met collega's communiceren. Een gedachte hoeft niet meteen een probleem te worden dat vandaag opgelost moet worden.

Voor teams ontstaat daarnaast een gezamenlijke taal. Je kunt gemakkelijker herkennen wat er gebeurt als de spanning oploopt en samen onderzoeken wat er werkelijk nodig is.

Soms is dat rust. Soms een gesprek. Soms een duidelijke afspraak. En soms moet er gewoon iets van het bord.

Wil je met je team anders leren omgaan met werkdruk?

We kijken graag samen naar wat er binnen jullie team speelt. Is er vooral behoefte aan duidelijkheid en betere afspraken? Speelt de samenwerking mee? Of wil je team ontdekken hoe het denken invloed heeft op de druk die mensen ervaren?

Van daaruit kijken we welke vorm van Ontspannen in je Denken bij jullie past.

Wil je Ontspannen in je Denken eerst zelf ervaren?

Misschien ben je benieuwd naar de aanpak, maar wil je eerst zelf ervaren wat we precies bedoelen met ontspannen in je denken.

Via Denklicht kun je individueel kennismaken met de training. We organiseren regelmatig een gratis online kennismaking waarin je een eerste indruk krijgt van de belangrijkste inzichten.

Wil je verder? Dan kun je deelnemen aan de open inschrijving Ontspannen in je Denken. In drie interactieve halve dagen onderzoek je samen met professionals uit verschillende organisaties hoe je denken werkt en wat dat betekent voor werkdruk, keuzes, communicatie en samenwerking.