Stress door je collega's? Zo krijg je weer rust in je team!

Je collega die alweer op het laatste moment iets bij je neerlegt. Die ene opmerking tijdens de vergadering waar je de rest van de dag over blijft nadenken. Een collega die volgens jou nooit verantwoordelijkheid neemt. Of iemand bij wie je inmiddels al spanning voelt zodra je zijn naam in je mailbox ziet staan.

Stress door je collega's kan behoorlijk veel energie kosten.

Zeker wanneer irritaties zich opstapelen en je steeds meer gaat letten op alles wat de ander doet. Een kort antwoord klinkt opeens bot. Een vergeten afspraak voelt respectloos. Voor je het weet, heb je in je hoofd een heel verhaal over die collega opgebouwd.

En waarschijnlijk heeft die collega inmiddels ook een verhaal over jou. Dat maakt samenwerken er meestal niet makkelijker op.

Het goede nieuws is dat er vaak meer ruimte ontstaat, zodra je begrijpt wat er bij jezelf gebeurt én leert om eerder en vanuit rust en helderheid met elkaar te praten.

Kun je echt stress krijgen door je collega's?

Natuurlijk kan het gedrag van een collega lastig zijn. Mensen komen afspraken niet na, communiceren onhandig, bemoeien zich met jouw werk of hebben een totaal andere manier van werken. Soms zijn rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen binnen een team bovendien onvoldoende duidelijk.

Tegelijkertijd reageert niet iedereen hetzelfde op hetzelfde gedrag.

Waar jij je mateloos ergert aan die chaotische collega, vindt iemand anders hem juist lekker flexibel. De collega die jij dominant vindt, wordt door een ander gewaardeerd, omdat ze tenminste zegt waar het op staat.

Dat verschil is interessant.

Want wat jij denkt over het gedrag van je collega heeft veel invloed op hoe jij je voelt. Gedachten als ‘daar heb je haar weer’, ‘hij luistert ook nooit’ of ‘blijkbaar vindt ze mijn werk niet goed genoeg’ kunnen ervoor zorgen dat je geïrriteerd, onzeker of gespannen raakt.

Binnen het Denklicht programma ‘Ontspannen in je denken’ noemen we dat een troebele staat van zijn. Stress, irritatie, onzekerheid en een vol hoofd zijn signalen dat je denken op dat moment minder helder is. Vanuit helderheid ervaren mensen juist meer rust, vertrouwen, focus en openheid.

En precies die staat van zijn maakt nogal verschil wanneer je vervolgens met die collega in gesprek gaat.

Stress door collega's wordt groter als je jouw gedachten gaat geloven

Stel dat een collega tijdens een vergadering nauwelijks reageert op jouw voorstel. Je kunt denken: ‘Hij vindt mijn idee zeker weer waardeloos.’

Misschien komt daar even later bij: ‘Hij doet dit altijd bij mij.’

En onderweg naar huis: ‘Volgens mij neemt hij mij gewoon niet serieus.’

Het begon met een collega die weinig zei. Inmiddels heb je een behoorlijk verhaal opgebouwd.

Ons brein doet dit razendsnel. We interpreteren, vullen in, vergelijken en trekken conclusies. Zeker als we moe, geïrriteerd of onzeker zijn. Gedachten over de ander kunnen daardoor een eigen leven gaan leiden, iets wat we ook regelmatig terugzien in teams.

Het helpt om dat proces te herkennen. Je hoeft op zo'n moment niet direct uit te zoeken of al je gedachten kloppen. Vaak ontstaat er vanzelf weer meer helderheid wanneer je jouw troebele denken even met rust laat.

En vanuit die helderheid kun je veel beter bepalen: Is er daadwerkelijk iets wat ik met mijn collega wil bespreken?

Praktisch en doelgericht
Inzicht is waardevol, maar teams moeten er vooral in de praktijk iets mee kunnen. Daarom sluiten we elke sessie af met concrete afspraken.

Luchtig waar het kan, verdiepend waar nodig
Teamontwikkeling mag best serieus zijn, maar een beetje humor helpt vaak om lastige onderwerpen bespreekbaar te maken.

Ga het gesprek aan wanneer je weer helder kunt kijken

Je hoeft irritaties niet allemaal te accepteren. Dat kan ook helemaal niet. Soms is er simpelweg iets te bespreken. Misschien wil je dat je collega je eerder informeert. Misschien heb je behoefte aan een duidelijkere taakverdeling. Of merk je dat een bepaalde manier van reageren steeds spanning tussen jullie oplevert.

Het moment waarop je dat bespreekt, maakt veel verschil. Als je hoofd nog vol zit met oordelen over de ander, klinkt een ogenschijnlijk normale vraag al snel als een verwijt. De ander voelt dat meestal haarfijn aan en schiet vervolgens zelf in de verdediging.

Wacht daarom tot er wat meer rust is en probeer opnieuw nieuwsgierig te worden.

• Wat gebeurde er eigenlijk precies?

• Wat weet je zeker?

• Wat heb je zelf ingevuld?

• En wat wil je van de ander begrijpen?

Daarmee ontstaat een heel ander gesprek. Wij kunnen helpen om collega’s tot dit inzicht te laten komen en dat gesprek goed te voeren.

Hoe ziet onze werkwijze eruit als je ons benaderd?

We houden het offerteproces graag simpel en transparant. Benieuwd naar onze werkwijze?

• 30 minuten vrijblijvend gesprek

  Tijdens dit online gesprek leren we elkaar kort kennen, geef je ons input over jouw team en wat je wilt bereiken en vertellen wij hoe we te werk zouden gaan. Soms is hier meer tijd voor nodig en uiteraard is daar dan ruimte voor.

• Offerte Teamsessies

  Je krijgt binnen een week een voorstel met teamsessies van ons met daarin een programma en een investeringsoverzicht. Na goedkeuring plannen we de verschillende momenten in.

• Gesprekken met teamleden

  Soms is het nodig om ieder teamlid individueel te spreken voorafgaande aan de teamdag. Iedereen kan kennismaken met de teamcoach en zijn eigen verhaal doen in een vertrouwelijke anonieme sfeer. De overall resultaten van deze gesprekken bespreken we gezamenlijk op de teamdag of teamsessie.

• Teamdag 'Feedback’ gaat van start

  We hebben altijd nog even contact om te horen wat er speelt in het team op dat moment. Daarna gaan we met elkaar aan de slag met het voeren van eerlijke teamgesprekken variërend van een dagdeel tot een meerdaags traject. De teamsessies zijn speels, dynamisch, met diepgang waar nodig en altijd met eindigend met praktische afspraken.

• Evaluatiegesprek

  Dit gesprek is altijd kosteloos. We bekijken hoe het gegaan is en wat er nog nodig is voor het team om op stoom te blijven. We geven advies in wat jullie zelf vanuit de organisatie nog kunnen doen.

Kijk bij stress door collega's naar hoe je communiceert

Als collega's vastlopen in hun communicatie, gaat het gesprek vaak alleen over de inhoud. Wie had dat document moeten maken? Waarom is die klant nog niet gebeld? Waarom is dit besluit genomen? Terwijl de spanning regelmatig ergens anders zit. Wij gebruiken daarom een eenvoudig communicatiemodel met drie niveaus:

• Inhoud gaat over het onderwerp waar jullie over praten en het werk dat gedaan moet worden.

• Procedure gaat over de manier waarop jullie samenwerken. Wie doet wat? Wanneer informeren we elkaar? Wie neemt een besluit? Welke verwachtingen hebben we eigenlijk van elkaar?

• Relatie gaat over wat er tussen mensen gebeurt. Voel ik me serieus genomen? Vertrouw ik jou? Durf ik iets te zeggen? Welke aannames of irritaties spelen inmiddels mee?

Het model laat mooi zien dat er onder het zichtbare gesprek veel meer kan spelen. In jullie eigen visualisatie staat de inhoud boven de waterlijn en zitten juist procedure en relatie voor een groot deel eronder. Dat verklaart waarom nóg een discussie over de inhoud soms helemaal niets oplost.

Misschien gaat jullie irritatie eigenlijk over verwachtingen

Een verrassend groot deel van de stress tussen collega's heeft te maken met verwachtingen die nooit echt zijn uitgesproken.

Ik dacht dat jij dit zou oppakken.

Ik ging ervan uit dat je mij hierover zou informeren.

Ik verwacht eigenlijk dat je zelf ziet wanneer ik hulp nodig heb.

Ik vind dat je na werktijd geen berichten meer moet sturen.

Zolang verwachtingen alleen in jouw hoofd bestaan, kan een collega er moeilijk rekening mee houden.

Daarom kijken we met teams ook naar hun Way of Working:

• Hoe willen jullie eigenlijk met elkaar samenwerken?

• Welke manier van afstemmen wordt jullie norm?

• Wanneer informeren jullie elkaar?

• Hoe verdelen jullie verantwoordelijkheden?

• En hoe spreken jullie elkaar aan als iets niet lekker loopt?

Juist zulke gesprekken kunnen enorm veel rust geven.

Maak afspraken die de dagelijkse stress verminderen

Nieuwe teamafspraken hoeven geen uitgebreid document met twintig gedragsregels te worden. Het gaat vooral om afspraken die aansluiten bij de irritaties en behoeften die werkelijk in jullie team leven.

Bespreek bijvoorbeeld samen hoe jullie omgaan met bereikbaarheid, deadlines, hulp vragen, feedback, besluiten, overdrachten en drukke periodes. Spreek ook af wanneer je iets rechtstreeks met een collega bespreekt en hoe je voorkomt dat irritaties eerst wekenlang bij het koffieapparaat worden gedeeld.

Hoe concreter de afspraak, hoe makkelijker je elkaar eraan kunt helpen herinneren.

Dat is belangrijk, want alleen zeggen ‘we moeten beter communiceren’ verandert weinig. De norm ontstaat uiteindelijk in het dagelijkse gedrag van het team. Ook bij elkaar aanspreken helpt het om gesprekken klein en tijdig te voeren en er vaste momenten voor te creëren.Zet zelf al stappen, maar schakel ook tijdig onze hulp in

Je kunt zelf al veel doen, maar als een team al langer vastzit, kom je er vaak niet alleen uit.
Omdat je er zelf onderdeel van bent. Dan helpt het om er iemand van buiten bij te halen.

Wij begeleiden teams om weer in beweging te komen:
niet door harder te duwen, maar door zichtbaar te maken wat er speelt en dat samen te doorbreken tijdens teamdagen en op de werkvloer.

Wat kun je zelf doen als een collega je veel stress geeft?

Begin eens met drie vragen.

1. Hoe helder ben ik nu?
   Voel je veel stress, boosheid of irritatie? Geef je denken dan eerst wat ruimte voordat je conclusies trekt of een belangrijk gesprek begint.

2. Wat speelt hier werkelijk?
   Gaat het over de inhoud, over onze manier van samenwerken of over iets in onze relatie? Misschien spelen meerdere niveaus tegelijk.

3. Wat wil ik bespreken of afspreken?
   Maak het concreet. Welke verwachting wil je uitspreken? Welke vraag wil je stellen? Welke afspraak zou jullie samenwerking makkelijker maken?

Daarmee verschuift je aandacht van alles wat jouw collega volgens jou verkeerd doet naar iets waar je daadwerkelijk invloed op hebt.

Als meerdere collega's stress ervaren, kijk dan naar het team

Wanneer verschillende mensen zich aan elkaar ergeren, gesprekken steeds moeizamer worden of dezelfde conflicten terugkomen, is het interessant om verder te kijken dan de afzonderlijke collega's. Er kan een patroon in het team zijn ontstaan.

Mensen vermijden elkaar. Er wordt meer óver elkaar dan mét elkaar gesproken. Teamleden gaan alvast invullen hoe iemand zal reageren. Kleine gebeurtenissen worden bewijs voor het beeld dat ze inmiddels van elkaar hebben.

Dan ontstaat een vicieuze cirkel: troebel denken beïnvloedt de communicatie en moeizame communicatie geeft weer voeding aan nieuwe gedachten en irritaties.

Een teamgesprek kan helpen om die cirkel te doorbreken.

Hoe helpen wij teams bij stress door collega's?

Tijdens een teamsessie combineren we inzichten uit ons Denklicht programma: ‘Ontspannen in je denken’ met praktisch werken aan de samenwerking.

We onderzoeken met het team hoe gedachten en gevoelens werken en hoe je herkent wanneer je helder of troebel bent. Daardoor leren teamleden hun aannames en oordelen eerder herkennen en ontstaat er meer ruimte om werkelijk naar elkaar te luisteren.

Vervolgens brengen we het gesprek terug naar wat er tussen collega's gebeurt. Wat speelt er op inhoud, procedure en relatie? Welke verwachtingen zijn nooit uitgesproken? Waar begrijpen mensen elkaar verkeerd? En wat willen ze graag anders?

Daar gaat het echte gesprek over. Vanuit die helderheid maken jullie vervolgens afspraken die passen bij jullie dagelijkse praktijk. Over afstemmen, communiceren, grenzen aangeven, hulp vragen, elkaar aanspreken of wat jullie team op dat moment nodig heeft.

Zo ontstaat er meer rust in de hoofden én meer helderheid in de samenwerking.

Minder stress door collega’s in jouw team?

Blijven irritaties terugkomen, worden dingen niet uitgesproken of kost de samenwerking simpelweg te veel energie? Dan kijken we graag met jullie mee.

We onderzoeken wat er onder de oppervlakte speelt, brengen het gesprek weer op gang en helpen jullie om afspraken te maken die ook ná de teamsessie bruikbaar blijven.

Of bekijk eerst hoe we werken aan vertrouwen en psychologische veiligheid.

Veelgestelde vragen over stress door collega’s

Wat kun je doen als een collega je stress geeft?

Probeer eerst helder te krijgen waar de stress precies vandaan komt. Gaat het om concreet gedrag van je collega, om onduidelijke afspraken of verwachtingen, of merk je dat je zelf veel invult over wat de ander bedoelt? Vaak lopen deze dingen door elkaar. Wanneer je dat onderscheid beter kunt maken, wordt ook duidelijker wat je zelf kunt doen en wat je met je collega wilt bespreken.

Hoe ga je om met een collega die je irriteert?

Irritatie hoeft niet meteen opgelost te worden. Zeker wanneer je hoofd vol zit, kan alles wat een collega doet extra binnenkomen. Geef jezelf eerst wat ruimte en kijk daarna opnieuw naar de situatie. Blijft er iets over dat je belangrijk vindt? Maak het dan bespreekbaar. Benoem liever een concrete situatie dan een oordeel over de persoon en wees nieuwsgierig naar hoe de ander ernaar kijkt.

Wanneer wordt stress door collega’s een probleem voor het hele team?

Wanneer irritaties zich verspreiden, collega's vooral óver elkaar praten of mensen voorzichtig worden in wat ze zeggen, is het verstandig om naar het team als geheel te kijken. Vaak zijn er dan patronen ontstaan rond communicatie, verwachtingen of onderling vertrouwen. Een gezamenlijk gesprek helpt om die patronen zichtbaar te maken en nieuwe afspraken te maken.

Helpen betere werkafspraken tegen stress in een team?

Ja, vooral wanneer onduidelijkheid een belangrijke bron van irritatie is. Denk aan afspraken over bereikbaarheid, deadlines, verantwoordelijkheden, overleg en het informeren van elkaar. Goede afspraken halen onnodige ruis uit de samenwerking. Tegelijkertijd zijn afspraken alleen niet altijd voldoende. Ook de onderlinge relatie en de manier waarop mensen met irritaties en aannames omgaan, spelen een rol.

Hoe bespreek je stress met een collega zonder ruzie te krijgen?

Kies bij voorkeur een moment waarop je zelf weer wat rust ervaart. Vertel wat je hebt waargenomen en welk effect dat op jou heeft, en nodig de ander vervolgens uit om zijn of haar perspectief te delen. Een vraag als ‘Hoe kijk jij hiernaar?’opent meestal meer dan ‘Waarom doe jij altijd zo?’ Zo wordt aanspreken meer een gezamenlijk bespreken.

Kan een teamsessie helpen bij stress door collega’s?

Zeker wanneer dezelfde irritaties blijven terugkomen of meerdere teamleden er last van hebben. In een teamsessie kun je onderzoeken wat er onder de oppervlakte speelt: gedachten en aannames, onuitgesproken verwachtingen, werkafspraken en de onderlinge relatie. Vanuit dat inzicht kan het team concrete afspraken maken over hoe jullie prettiger en duidelijker willen samenwerken.