Communicatie in je managementteam verbeteren

zo voer je betere gesprekken in het MT

Een MT-overleg met een volle agenda. Iedereen is goed voorbereid. Er zitten ervaren mensen aan tafel die hun eigen vakgebied uitstekend kennen. En toch duurt een discussie ineens drie kwartier.

De één denkt dat er een besluit genomen moet worden. Een ander dacht dat het onderwerp ter informatie was. Iemand duikt steeds verder de details in. Twee MT-leden voeren vooral met elkaar de discussie. Ondertussen haakt de rest langzaam af.

Of het gesprek blijft juist keurig en zakelijk. Tot je na afloop bij de koffie ontdekt dat er nog behoorlijk wat bezwaren leven.

Goede communicatie in een management team vraagt meer dan duidelijk je mening kunnen geven.

Je moet samen kunnen onderzoeken, verschillen kunnen benutten, besluiten kunnen nemen en ook bespreekbaar kunnen maken wat er tussen jullie gebeurt. Dat laatste heeft veel invloed op de kwaliteit van een MT. Hoe jullie met elkaar praten, werkt uiteindelijk door in de hele organisatie.

Waarom is goede communicatie in een management team zo belangrijk?

Een management team heeft een bijzondere positie. Ieder MT-lid heeft een eigen verantwoordelijkheid, afdeling of expertise. Tegelijkertijd ben je samen verantwoordelijk voor het grotere geheel. Dat levert vanzelf verschillende perspectieven en belangen op.

Finance kijkt anders naar een investering dan HR. Operations ziet andere risico’s dan commercie. De CEO kijkt weer vanuit een ander perspectief naar dezelfde situatie. Daarin zit de waarde van een goed MT. Je wilt die verschillende perspectieven op tafel krijgen, onderzoeken wat ze betekenen en uiteindelijk samen richting bepalen.

Dat vraagt om gesprekken waarin mensen scherp kunnen zijn én nieuwsgierig blijven naar elkaar.
Wanneer dat lukt, ontstaat er:

• meer duidelijkheid over de gezamenlijke richting;

• een betere kwaliteit van besluiten;

• meer snelheid in de besluitvorming;

• minder ruis en gedoe tussen MT-leden;

• meer gezamenlijk eigenaarschap;

• een management team dat als één geheel leidinggeeft aan de organisatie.

Voor organisaties die groeien of veranderen wordt dat steeds belangrijker. We zien bijvoorbeeld bij scale-ups dat groei andere vragen oproept voor founders en binnen corporates dat de MT-leden elkaar echt nodig hebben om goed bestand te zijn tegen een veranderende markt. Deze vraag is dan ook belangrijk: Hoe worden we één team, wat is ieders bijdrage en hoe geven we vanuit dezelfde visie leiding aan de organisatie?

Waaraan merk je dat de communicatie in het MT beter kan?

Behoefte aan verbetering in de communicatie hoeft helemaal niet te betekenen dat jullie slecht met elkaar overweg kunnen. Veel MT’s functioneren prima en lopen ondertussen tegen terugkerende patronen aan.

Je herkent misschien dat:

• Discussies abstract blijven.
  Er vallen woorden als eigenaarschap, verantwoordelijkheid, kwaliteit, vertrouwen of strategischer werken. Iedereen knikt. Alleen blijkt later dat ieder MT-lid daar iets anders onder verstaat.

• Een onderwerp alle kanten op gaat.
  Het gesprek begon met een vraag over de jaarplanning en twintig minuten later bespreken jullie een operationeel probleem binnen één afdeling.

• Het doel van een agendapunt onduidelijk is.
  Wil iemand informeren? Advies ophalen? Een discussie voeren? Of moet er vandaag een besluit komen?

• Dezelfde discussie steeds terugkomt.
  Er leek overeenstemming te zijn, waarna het onderwerp twee weken later opnieuw op tafel ligt.

• Er veel tijd in details verdwijnt.
  Interessant voor één portefeuillehouder, terwijl de rest van het MT weinig kan toevoegen.

• Spanning voelbaar wordt en het gesprek gewoon doorgaat.
  Iemand wordt korter. Een ander trekt zich terug. Er ontstaat irritatie. De inhoud blijft ondertussen centraal staan.

• De echte mening pas na het overleg verschijnt.
  In tweetallen, bij de koffie of in een appje achteraf.

Dit soort patronen kosten behoorlijk veel tijd. Ze hebben invloed op de organisatie. Onduidelijke kaders vanuit het management kunnen bijvoorbeeld zorgen voor onrust, eilandjes en frustratie in teams. Heldere afspraken én uitleg over waarom keuzes worden gemaakt, geven juist veel rust.

Wat kan je zelf doen om de communicatie te verbeteren?

1. Maak duidelijk wat het doel van het agendapunt is

Dit is misschien wel de eenvoudigste verbetering voor een MT-overleg. Zet bij ieder belangrijk agendapunt wat je van het MT nodig hebt.

Stel jezelf voordat je een onderwerp inbrengt drie vragen:

• Wat wil ik aan het einde van dit agendapunt bereikt hebben?

• Welke vraag heb ik precies aan mijn collega’s?

• Welke informatie hebben zij nodig om daar iets zinnigs over te kunnen zeggen?

Dat voorkomt een hoop gesprekken waarin iedereen vanuit een andere verwachting deelneemt. Ook de voorzitter heeft hierin een belangrijke rol. Die kan het gesprek steeds terugbrengen naar het doel.

Waar waren we hier ook alweer voor bij elkaar?

Een simpele vraag die een overleg verrassend veel tijd kan besparen.

2. Ga van grote woorden naar concreet gedrag

Management teams praten gemakkelijk op abstract niveau. Dat hoort deels bij de rol. Je praat over strategie, leiderschap, cultuur, samenwerking, verantwoordelijkheid en lange termijn. Alleen hebben grote woorden een nadeel: iedereen kan er zijn eigen betekenis aan geven.

Neem bijvoorbeeld de uitspraak: “De afdelingen moeten meer eigenaarschap nemen.”

Klinkt helder. Tot je gaat doorvragen. Wat wil je dan concreet zien gebeuren? Welke beslissingen mogen medewerkers zelfstandig nemen? Waarover wil het MT geïnformeerd worden? Wanneer verwacht je dat iemand eerst afstemt? Wanneer vinden we over drie maanden dat het eigenaarschap daadwerkelijk is toegenomen?

Heel veel vragen, maar dan wordt het wel concreter. Maak er daarom in het MT een gewoonte van om nieuwsgierig te worden zodra er een groot begrip op tafel komt.

• Wat bedoel jij daar precies mee?

• Kun je een voorbeeld geven?

• Welk gedrag zouden we dan zien?

• Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Doorvragen voorkomt dat jullie het twintig minuten hartgrondig met elkaar eens zijn en later ontdekken dat iedereen iets anders heeft afgesproken.

3. Weet op welk niveau het gesprek vastloopt

In een MT lopen verschillende gesprekken voortdurend door elkaar.

Er is de inhoud: waar hebben we het over?
Er is de procedure: hoe voeren we dit gesprek en hoe komen we tot een besluit?
En er is de relatie: wat gebeurt er tussen ons terwijl we hierover praten?

Vooral dat laatste niveau krijgt makkelijk weinig aandacht.

Stel dat twee MT-leden stevig discussiëren.

Je kunt inhoudelijk blijven zoeken naar betere argumenten. Ondertussen kan één van beiden het gevoel hebben dat de ander überhaupt niet luistert. Een derde MT-lid raakt geïrriteerd en een vierde heeft inmiddels besloten zich erbuiten te houden. Dan helpt nóg een argument waarschijnlijk weinig.

Benoem wat er gebeurt.

“Volgens mij proberen we elkaar nu vooral te overtuigen. Herkennen jullie dat?”

Of:

“Ik merk dat ik geïrriteerd raak en daardoor minder goed luister. Ik wil even begrijpen wat jij precies bedoelt.”

Dat vraagt soms wat lef. Het maakt een gesprek vaak direct helderder.

Wil je weten welke patronen er in jullie MT zijn geslopen? Wij zien dat in een teamdag snel genoeg en helpen graag met onze externe blik om jullie interactiepatronen helder te krijgen en te helpen om dit te doorbreken.

4. Versnellen is soms even vertragen

MT’s staan onder druk. Er moeten besluiten genomen worden. De agenda zit vol. Over een kwartier begint de volgende afspraak. Daardoor ontstaat de neiging om door te gaan wanneer een gesprek stroever wordt. Toch kan vijf minuten vertragen je uiteindelijk veel tijd opleveren. Vraag bijvoorbeeld:

• Wat gebeurt hier nu?

• Hebben we dezelfde vraag voor ogen?

• Begrijpen we elkaar echt?

• Is er iets wat nog gezegd moet worden voordat we verder kunnen?

• Wat hebben we nu nodig om tot een goed besluit te komen?

Een korte time-out kan ook helpen. Even koffie halen, nadenken of laten bezinken wat iemand heeft gezegd.
Daarna is het gesprek vaak verrassend snel weer helder.

5. Zorg dat verschillende perspectieven echt op tafel komen

Een goed MT hoeft het niet voortdurend met elkaar eens te zijn. Verschillende perspectieven zijn waardevol voor de kwaliteit van jullie besluiten. De uitdaging zit in wat er met die verschillen gebeurt.

In ieder team ontstaan patronen. De snelle denker reageert als eerste. De bedachtzame collega wil eerst informatie verwerken. Iemand ziet onmiddellijk kansen. Een ander ziet vooral de risico’s die nog onderzocht moeten worden.

Wanneer dezelfde mensen steeds als eerste reageren, kan de balans langzaam verschuiven. De praters gaan meer praten en de stillere MT-leden steeds minder. Dat patroon zien we regelmatig terug in teams.

• Maak daarom bewust ruimte voor verschillende stemmen.

• Vraag eens eerst de mensen die nog niets hebben gezegd.

• Doe een korte ronde.

• Vraag wie er een ander perspectief heeft.

• Onderzoek ook bezwaren voordat je naar een besluit gaat.

Vanuit Deep Democracy werken we bijvoorbeeld regelmatig met werkvormen waarbij verschillende stemmen bewust worden opgehaald. Dat helpt om tot besluiten te komen waarvoor breder draagvlak bestaat.

De team company helpt graag!

De Team Company werkt sinds 2016 volledig aan teamontwikkeling. We begeleiden teams die werkdruk willen verminderen uit commerciële organisaties, overheid en non-profit. We kenmerken ons door:

Een frisse, onafhankelijke blik
Als externe teamcoach zien we vaak snel wat teams zelf niet meer opmerken. Die spiegel helpt om patronen bespreekbaar te maken.

Direct en respectvol
We benoemen wat we zien, maar altijd op een manier die ruimte geeft voor dialoog en begrip.

Praktisch en doelgericht
Inzicht is waardevol, maar teams moeten er vooral in de praktijk iets mee kunnen. Daarom sluiten we elke sessie af met concrete afspraken.

Luchtig waar het kan, verdiepend waar nodig
Teamontwikkeling mag best serieus zijn, maar een beetje humor helpt vaak om lastige onderwerpen bespreekbaar te maken.

6. Spreek af hoe jullie besluiten nemen

Een discussie wordt een stuk makkelijker als duidelijk is hoe er uiteindelijk een besluit wordt genomen. Dat kan op verschillende manieren. Van een eenmansbesluit tot consensus. Welke vorm passend is, hangt af van het onderwerp. Het belangrijkste is dat iedereen weet welke vorm jullie op dat moment gebruiken. Anders kan iemand nog volop argumenten aandragen terwijl een ander dacht dat de discussie al afgerond was.

Leg jullie besluiten ook vooral vast.

• Wie doet wat?

• Wanneer?

• Wat communiceren jullie hierover naar de organisatie?

• Wanneer evalueren jullie het besluit?

Dat laatste wordt verrassend vaak vergeten.

7. Voorkom onderstromen in jouw management team

In ieder MT ontstaan irritaties, twijfels en aannames. We noemen dat ook wel ‘kleine visjes’. Een klein visje kan bijvoorbeeld zijn:

• Waarom word ik hier zo laat bij betrokken?

• Volgens mij neemt hij mijn afdeling helemaal niet serieus.

• Waarom trekt zij dit besluit steeds opnieuw ter discussie?

Wanneer zo'n gedachte blijft rondzwemmen, krijgt hij vanzelf meer betekenis. Er komen nieuwe gebeurtenissen bij. Je gaat gedrag vanuit die gedachte bekijken. Het visje groeit. En voor je het weet zwemt er een flinke haai onder het MT.

Daarom helpt het om elkaar snel op te zoeken wanneer iets blijft hangen. Geen groot gesprek met een officiële agenda. Gewoon vijftien minuten koffie en een vraag stellen vanuit nieuwsgierigheid.

“Ik merkte dat ik gisteren bleef hangen op wat er in het overleg gebeurde.
Hoe keek jij daarnaar?”

Juist door tijdig vragen te stellen en uit te spreken wat er gebeurt, blijft het gesprek kleiner en ontstaat er weer helderheid.

Wil je daar meer over lezen? Bekijk dan ook onze pagina over betere communicatie in je team.

8. Evalueer ook hoe jullie vergaderen

Een MT bespreekt continu de prestaties van de organisatie. Doe dat ook eens met jullie eigen overleg. Je hebt daar geen uitgebreide evaluatie voor nodig. Reserveer aan het einde vijf minuten en stel drie vragen:

• Wat ging vandaag goed in ons gesprek?

• Wat viel je op aan hoe wij met elkaar communiceerden?

• Wat willen we de volgende vergadering anders doen?

Daarmee train je jezelf als MT om steeds beter naar jullie eigen samenwerking te kijken. Uiteindelijk wil je dat het MT zichzelf kan corrigeren zodra een oud patroon weer verschijnt en met elkaar stappen blijven zetten in jullie ontwikkeling als management team.